اکوایران: برای درک بهتر تفاوت سرشماری سنتی و سرشماری ثبتی‌مبنا، می‌توان دو پارچه‌فروشی بزرگ را در نظر گرفت؛ فروشگاه اول نه پارچه‌های ورودی به مغازه را ثبت می‌کند و نه میزان فروش آن‌ها را. اما فروشگاه دوم برای هر پارچه‌ای که وارد می‌شود، شناسه‌ای تعریف کرده و متراژ و میزان فروش آن را از طریق بارکدخوان ثبت می‌کند.
حال اگر از این دو فروشگاه بپرسیم که در حال حاضر از هر نوع پارچه چند متر موجودی دارند، فروشگاه اول باید طاقه‌های پارچه را به‌صورت جداگانه اندازه‌گیری کند و پس از چند روز یا حتی یک هفته، میزان موجودی هر نوع پارچه را اعلام کند؛ اما فروشگاه دوم می‌تواند ظرف چند دقیقه، آمار دقیق موجودی خود را ارائه دهد.
تفاوت سرشماری سنتی و ثبتی‌مبنا نیز در واقع مانند تفاوت این دو فروشگاه است. در روش سنتی، برای جمع‌آوری اطلاعات به سراغ تک‌تک افراد و خانوارها می‌رویم؛ اما در سرشماری ثبتی‌مبنا، به‌جای مراجعه مستقیم به همه خانوارها، از اطلاعات موجود در پایگاه‌های ثبتی و اداری استفاده می‌شود و با ارتباط و تطبیق این داده‌ها، اطلاعات آماری مورد نیاز تولید می‌شود.
منظور از پایگاه‌های ثبتی و اداری، داده‌هایی است که در سامانه‌های سازمان‌ها و دستگاه‌های مختلف از جمله سازمان ثبت احوال کشور، وزارت راه و شهرسازی، وزارت کشور، فراجا و شرکت ملی پست تولید و نگهداری می‌شود.
به این ترتیب، سرشماری ثبتی‌مبنا بر استفاده از اطلاعات ثبت‌شده در سامانه‌های اداری و تطبیق آن‌ها برای تولید آمار مورد نیاز تکیه دارد.
