نرم افزار حسابداری ابری؛ راهکاری هوشمند برای پیشگیری از بحران‌های مالی

اگر هنوز هم مطمئن نیستید که در شرایط کنونی، نرم افزار ابری حسابداری بهترین گزینه هست یا خیر، این مقاله دقیقاً برای شما نوشته شده است!

اگر در حین بحران‌های اقتصادی، نوسانات ارزی و در شرایطی که مشتریان با دادوستدهای اعتباری فشار وارد می‌کنند و درست هنگامی که با تکالیف مالیاتی جدید دست‌و‌پنجه نرم می‌کنید، به سیستم‌های مالی آفلاین و غیرتخصصی متکی باشید، درست مانند آن است که با یک "خنجرِ دست‌ساز" به مصافِ "تانک‌های پیشرفته" رفته‌ باشید.

و این دقیقاً همان انتخابی است که یک برند را به نمادی موفق یا شکست خورده تبدیل می‌کند. مدیران کسب‌و‌کارهای موفق به خوبی درک می‌کنند که برای بقا در شرایط کنونی و برای کنترل هزینه‌ها و درآمدها به ابزارهای متفاوتی نیاز دارند؛ ابزارهایی که نظارت همه جانبه را میسر ساخته و با حداقل هزینه شفافیت مالی را به حداکثر برساند.

نقش نرم افزارهای سنتی در ایجاد بحران برای کسب و کارها

شرایط اقتصادیِ کنونی، خود به تنهایی برای بسیاری از کسب‌و‌کارها چالش‌ برانگیز شده است. بسیاری از مدیرانِ امروز با شرایطی دست‌وپنجه نرم می‌کنند که نه تنها هیچ آمادگیِ قبلی برای آن نداشته‌اند، بلکه مجبورند در لحظه، تصمیماتِ حیاتی‌ای بگیرند که سرنوشتِ چند دهه دادوستد را در یک آن دگرگون می‌کند.

در چنین شرایط پیچیده‌ای هیچ‌چیز به‌ اندازه‌ یک نرم‌ افزارِ کند و دست‌و‌پاگیر که برای استانداردهای مدیریتِ ۳۰ سال پیش برنامه‌ریزی شده، نمی‌تواند مدیر را به چالش بکشد و او را به سمت تصمیماتِ اشتباه و جبران‌ناپذیر سوق دهد.

بله، یک نرم افزار حسابداری کند به واسطه رابط کاربری کند، گزارشات اتکاناپذیر و دسترسی‌های محدود خود می‌تواند در چنین مقطع سرنوشت‌سازی به قاتل کسب‌و‌کار تبدیل شود. درواقع، این سیستم به واسطه چالش‌هایی که در ادامه می‌خوانید، ضربات مهلک خود را به کسب‌وکار وارد می‌کند:

1.     محدودیت شدید دسترسی

یک سیستم حسابداری سنتی، اطلاعاتتان را در یک سیستم کامپیوتری واحد و چند کاربر مشخص قفل و محدود می‌کند.

• نتیجه: مدیران در جلسات خارج از دفتر، سفر کاری یا در شرایط اضطراری، هیچ دسترسی به اطلاعات مالی ندارند. این یعنی تصمیم‌‌های حساس به تأخیر می‌افتند و سازمان نمی‌تواند به صورت «آنی» نسبت به بازار واکنش نشان دهد.

2.     خطاهای انسانی و نرم افزاری بی شمار

رابط کاربری جزیره‌ای نرم افزارهای سنتی مسئولین واحدهای مالی را عملیات پیچیده، تکراری، زمان‌گیر و ثبت‌های چندگانه مواجه می‌کند.

• نتیجه: حجم بالای ورود دستی اطلاعات باعث افزایش ضریب خطا، خستگی پرسنل و درنهایت گزارش‌های غیر موثق می‌شود که می‌تواند منجر به  تصمیمات اشتباه و جرایم سنگین مالیاتی شود.

3.     ناپایداری اطلاعات و ریسک نابودی آن ها

سیستم‌های حسابداری آفلاین در مقابل انواع عوامل محیطی، بلایای طبیعی، مشکلات نرم افزاری و سخت افزاری، سرقت و مشکلات سایبری آسیب‌پذیر هستند.

• نتیجه: اطلاعات از دست رفته این سیستم‌ها قابلیت برگشت نخواهند داشت و شرکت شما را کور می‌کنند. در چنین شرایطی رهگیری اسناد قبلی، سود و زیان حقیقی، وجوه معوق و حتی انجام تکالیف مالیاتی غیرممکن می‌شود.

4.     بحران نقدینگی و عدم رهگیری معوقات

برنامه های حسابداری سنتی قادر نیستند اطلاعات را به دقت تفکیک کنند و در ماژول‌های مربوطه توزیع کنند.

• نتیجه: عدم اطلاع از منشا هزینه‌های پنهان، وضعیت نقدینگی، مطالبات و سایر اطلاعات حساس کسب‌و‌کار

5.     تکالیف جدید مالی و مالیاتی

ارسال دستی اطلاعات مالی از نرم افزارهای آفلاین به سامانه مودیان و دفاتر الکترونیکی، ریسک خطای انسانی و درنتیجه رد شدن اسناد را چند برابر می‌کند.

• نتیجه: نیاز به دوباره‌کاری، پیگیری چندباره و ریسک علی‌الراس شدن شرکت

6.     مقیاس ناپذیری و هزینه‌های سنگین سخت افزار

وقتی کسب‌و‌کارتان گسترش می‌یابد، معمولاً سیستم‌های سنتی نمی‌توانند میزبان مناسبی برای داده‌های مالی شما باشند. این شرایط باعث می‌شود تا در نیمه بازه فعالیتتان ناچار باشید به نرم افزارهای دیگری کوچ کنید یا در بهترین حالت برای تهیه سرورهای گران قیمت، شبکه داخلی و نیروهای آیتی متحمل هزینه شوید.

نرم افزار حسابداری ابری چگونه این بحران ها را رفع میکند؟

یک برنامه ححسابداری ابری تخصصی با رابط کاربری مدرن و امکانات بسیار متنوع خود می‌تواند تمامی چالش‌های بالا را برطرف کند و کسب‌و‌کارتان را در جهت صحیحی قرار دهد. برخی از جذاب‌ترین امکانات پلتفرم‌های ابری عبارتند از:

1.     دسترسی کاملاً آنلاین و بی‌ مرز

با تکنولوژی ابری به هیچ سخت افزار، سیستم عامل یا دیوایسی محدود نخواهید بود. می‌توانید در هر لحظه و مکان و بدون هیچ محدودیتی عملیات مالی شرکتتان را مدیریت کنید.

2.امنیت بسیار بالا

نرم افزارهای ابری داده‌های شما را در دیتاسنترهای مجهز توزیع و بکاپ گیری می‌کنند و بار بکاپ گیری را از دوشتان برمی‌دارند. همچنین این سیستم‌ها به پروتکل‌های امنیتی پیچیده دیگری نیز مجهز هستند که ریسک از دست رفتن داده‌ها را به حداقل می‌رسانند.

3.دسترسی سطح‌ بندی شده

می‌توانید بر اساس مقیاس فعالیت، تعداد کارکنان واحد مالی، فروش و انبار و سیاست‌های کاری موجود، برای هریک از کارکنانتان دسترسی متفاوتی را تعریف کنید و ورود آن‌ها را به سیستم پایش کنید.

4.رابط کاربری ماژولار و چندسطحی

پلتفرم‌های ابری برتر به کدینگ 7 سطحی و رابط کاربری ماژولار مجهز هستند. این قابلیت سبب می‌شود تا جابه‌جایی اطلاعات بخش‌های مختلف آسانتر شده و جزئیات بیشتری از فرایندهای مالی در اختیار کاربر قرار گیرد.

5.یکپارچگیِ بی‌نقص اطلاعات

سیستم‌های آنلاین یک مسیر امن برای انتقال اطلاعات به ماژول‌های مختلف، زیرسیستم‌های مدیریتی، فروشگاه‌های آنلاین و درگاه‌های پرداخت فراهم می‌کنند و جلوی بسیاری از دوباره‌کاری‌ها و خطاهای انسانی را می‌گیرند. این ارتباط نیز به واسطه افزونه ووکامرس، وب هوک و فناوری Api میسر می‌شود.

6.گزارش ‌گیریِ حرفه‌ای و لحظه‌ای

می‌توانید به صورت آنی و در کسری از زمان، از بخش‌های مختلف گزارش دریافت کرده و در صورت لزوم این گزارشات را چاپ کرده و یا به محیط اکسل وارد کنید.

7.مقیاس‌ پذیری بسیار بالا

سیستم‌های ابری به صورت پیوسته و بر اساس نیاز روز شرکت‌ها در حال به‌روزرسانی هستند و نوع رابط کاربری این سیستم‌ها به آن‌ها اجازه می‌دهد تا حتی در شرایط توسعه شرکتتان میزبان ایده‌آلی برای داده‌های مالی کسب‌و‌کارتان باشند.

8.مدیریتِ هوشمندِ نقدینگی و مطالبات

پلتفرم‌های ابری گزارشات کاملی را از وضعیت مطالبات و نقدینگی در اختیار قرار می‌دهند. همچنین آن‌ها به اعلانات هوشمند سررسید چک و معوقات نیز مجهز هستند که به جلوگیری از برگشت خوردن اسناد دریافتنی و پرداختنی کمک شایانی می‌کند.

چگونه بهترین نرم افزار حسابداری ابری را شناسایی کنیم؟

یک سیستم حسابداری ابری ایده آل از خصوصیاتی مثل رابط کاربری آنلاین، سیستم بکاپ گیری خودکار، امنیت چندلایه، امکان تعریف کاربر بی‌نهایت، و سرعت و دقت بالا برخوردار است؛ اما اگر بخواهید تازه‌ترین و کارآمدترین امکانات حوزه حسابداری را در اختیار داشته باشید، می‌بایست پلتفرمی را انتخاب کنید که از ویژگی‌های زیر برخوردار باشد:

سخن پایانی

در این مقاله با ابزار مدیران موفق، یعنی نرم افزار حسابداری ابری و اهمیت آن آشنا شدید. این سیستم‌ها به واسطه قابلیت‌ها و پتانسیل بالایی که دارند، به انتخاب اول بسیاری از مجموعه‌ها تبدیل شده‌اند. واقعیت این است که به‌روزرسانی سیستم‌های مالی و مدیریتی دیگر یک انتخاب نیست و این جابه‌جایی به امری ضروری و حیاتی مبدل شده است.

توصیه ما این است که برای بررسی بیشتر و آشنایی دقیق‌تر با دنیای حسابداری مدرن، به رابط کاربری پلتفرم‌های ابری وارد شده و دموی رایگان آن‌ها را بررسی کنید. این مجموعه‌ها به واحد مشاوره رایگان مجهز بوده و می‌توانند راهنمایی‌های جامعی را در اختیارتان قرار بدهند.

همین امروز برای تغییر آینده کسب‌و‌کارتان اقدام کنید.

نویسنده: نیما مهاجر

کارشناس محتوای تخصصی مالی و حسابداری